Het primaire proces
Verwijzing
Het verwijsdocument
Voor vrijwel alle bij Arkin ingeschreven cliënten (behalve bij de in het volgende hoofdstuk beschreven uitzonderingssituaties), dient er een juiste verwijzing te zijn. Verwijzingen vanuit anders dan genoemde erkende verwijzers zijn niet geldig. Een verwijzing geschiedt middels een verwijsdocument. Dit kan een digitaal formulier zijn, maar ook op papier. Het verwijsdocument bevat de volgende basisvereisten:
- De verwijzing moet gedateerd zijn op of vóór de inschrijfdatum
- Een verwijsbrief mag voor nieuwe aanmeldingen maximaal 9 maanden oud zijn (datum op de verwijsbrief) tót de datum van aanmelding;
De verwijsbrief bevat de volgende gegevens:
- Cliëntgegevens (NAW, BSN, geboortedatum);
- Datum van verwijzing;
- Gericht aan Arkin of één van de merken;
- De verwijzer is een natuurlijk op naam herleidbaar persoon met persoonlijke AGB-code (bij Jeugd kan ook een gecertificeerde instelling verwijzen);
- Handtekening of digitaal gegenereerd/geautoriseerd/geaccordeerd door verwijzer;
Om de verwijsbrief inhoudelijk te kunnen beoordelen dient de brief de volgende informatie te bevatten:
- Bevat een (vermoeden van) DSM-5 diagnose.
De verwijsdocumenten worden in mijnQuarant opgeslagen. Er worden controles uitgevoerd op of er een geldige verwijzing is en of deze op de juiste manier vastgelegd is. Hiervoor zijn per financieringsstroom aparte plaatsen beschikbaar en wordt de verwijsbrief met afgesproken titel opgeslagen.
* Vastgesteld was dat plaatsingsbesluiten in het dossier onder Juridisch, Overige juridische documenten werden gehangen. In de praktijk worden de plaatsingsbesluiten gehangen onder het tabblad Diagnostiek, Aanmelding & Indicatie. Dit laatste met de reden dat het plaatsingsbesluit geldt als verwijzing.
Externe verwijzing
Bij externe cliënten is een verwijzing van een erkende verwijzer nodig in de volgende gevallen:
- Onbekende (nieuwe) cliënt die vanuit aanmelding ingeschreven wordt voor diagnostiek/behandeling;
- Onbekende (nieuwe) cliënt die bij een andere GGZ aanbieder in zorg is geweest en wordt doorverwezen voor aanvullende diagnostiek/behandeling;
- Bekende cliënt die vanuit aanmelding ingeschreven wordt voor diagnostiek/behandeling en waarbij de laatst geleverde zorg > 1 jaar geleden is;
- Bekende cliënt die vanuit aanmelding ingeschreven wordt voor diagnostiek/behandeling, waarbij de laatst geleverde zorg < 1 jaar geleden is, maar er sprake is van een andere zorgvraag.
In de overige gevallen is er een sprake van een uitzonderingssituatie.
Erkende verwijzers: Bij een externe verwijzing hoort een compleet verwijsdocument. Dit verwijsdocument mag worden opgesteld door de volgende beroepen (natuurlijk persoon met AGB-code), geldend binnen de zorg, gefinancierd vanuit de zorgverzekeringswet:
- Huisarts;
- Medisch Specialist, waaronder ook Arts voor Verstandelijk Gehandicapten, Specialist Ouderengeneeskunde, Bedrijfsarts en SEH arts;
- Straatdokter;
- Regiebehandelaar van externe aanbieder.
Bij het inschrijven van een nieuwe cliënt en bij het her-inschrijven van een in mijnQuarant bekende cliënt moet de verwijzer en het verwijstype handmatig ingevuld worden in het inschrijfscherm en ZPM zorgtraject. Zie ook: Vastleggen verwijsgegevens ZPM
Let op dat bij een aanmelding van een cliënt via de website er óók een geldige verwijsbrief aanwezig is. Cliënten kunnen zichzelf niet verwijzen! Dit mag ook niet als zodanig geregistreerd worden onder de verwijsgegevens in het ZPM-traject.
Binnen de Jeugdwet is een verwijzing toegestaan vanuit: Voor de reguliere jeugdwet (tot 18 jaar) bepaalt de combinatie van ‘woonplaatsbeginsel’ en ‘zorgzwaarte’ of een verwijzing voldoet aan de gestelde eisen:
1. Woonplaatsbeginsel
- Woont de gezaghebbende ouder in een gemeente waar Arkin een contract mee heeft? - Ja: de zorgzwaarte bepaalt wie mag verwijzen (zie vraag 2). - Nee: een maatwerkovereenkomst is wellicht nodig. Het lokale team van de betreffende gemeente beoordeelt wie zorg mag leveren; Arkin of een andere lokale aanbieder.
2. Zorgzwaarte (de gezaghebbende ouder woont in een contractgemeente)
- Valt de zorgzwaarte in segment ‘B’ dan mogen de volgende personen/instellingen verwijzen: - Huisarts - Jeugdarts - Medisch specialist - Gemeentelijke toegang (lokaal team) - Gecertificeerde instelling
- Valt de zorgzwaarte in segment ‘C’ dan mogen de volgende personen/instellingen verwijzen: - Gemeentelijke toegang (lokaal team) - Gecertificeerde instelling - Huisarts: Alléén bij cliënten met woonplaatsbeginsel in Amsterdam (hoog specialistische jeugdhulp)
Bij het bereiken van de 18-jarige leeftijd wordt de zorg bekostigd vanuit de ZvW, tenzij er sprake is van verlengde jeugdwet of jeugd/adolescenten strafrecht.
Uitzonderingssituaties
- Interne doorverwijzing naar Zvw vanuit een andere financieringsvorm (WMO, JW, WLZ, FZ)
- Crisiszorg (Acute psychiatrie)
- Spoedeisende zorg
- Zorg geleverd binnen een gedwongen kader (WvGGZ)
- Heraanmelding met zelfde zorgvraag < 365 dagen (exacerbatie/recidive)
In deze uitzonderingsgevallen kan Arkin cliënten in zorg nemen zonder verwijsbrief, echter dient de huisarts binnen 60 dagen op de hoogte te worden gesteld van de interventie.
Let op! Ook als de huisarts niet bekend is heeft Arkin een inspanningsverplichting om de huisarts te achterhalen of cliënt naar een huisarts toe te leiden.
Inhoudelijke beoordeling verwijsbrief
1. De aanmelding bij Arkin komt binnen bij:
- Centrale Aanmelding Arkin (CAA);
- Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam (SPA);
- Inforsa (justitiële zorg);
- Bureau Cliënten Logistiek (BCL);
- Centraal Bureau Plaatsing;
- Zorgtoeleiding teams
2. Er wordt een aanmelding gemaakt en de verwijsbrief wordt als verwijzing in het dossier opgeslagen
3. De verwijsbrief wordt door betreffende team/functionaris inhoudelijk beoordeeld
4. Als op basis van ernst, complexiteit en co-morbiditeit behandeling geïndiceerd is, wordt er een intake gepland
5. Na het afronden van de diagnostische fase krijgt de huisarts een terugkoppeling
Interne doorverwijzing
Cliënten die vanuit een andere hulpverlenersvorm komen kunnen intern doorbehandeld worden bij Arkin binnen de Zvw. Om ervoor te zorgen dat de huisarts op de hoogte blijft van de behandeling wordt er jaarlijks een inhoudelijke beloopbrief naar de huisarts gestuurd. Ontbreekt deze jaarlijkse terugkoppeling, dan wordt er bij voorkeur voorafgaand, maar uiterlijk binnen 60 dagen een terugkoppeling naar de huisarts gestuurd. Als de cliënt geen huisarts heeft, is Arkin verplicht om cliënt zo snel mogelijk toe te leiden naar een huisarts.
Dit betreffen cliënten die afkomstig zijn vanuit:
- Een justitieel zorgtraject (ZPM-FZ) en doorbehandeld worden in een regulier zorgtraject (ZPM-Zvw);
- Een justitieel zorgtraject (ZPM-FZ) en tijdelijk klinisch behandeld worden in een regulier zorgtraject (ZPM-Zvw);
- Een gemeentetraject (zorgtoeleiding, beschermd wonen) en doorbehandeld worden in een regulier zorgtraject (ZPM-Zvw);
- De Jeugdwet en 18 jaar zijn geworden en doorbehandeld worden in een regulier zorgtraject (ZPM-Zvw);
- De WLZ en ambulant doorbehandeld worden in een regulier zorgtraject (ZPM-Zvw);
- De WLZ en wegens intensivering van zorg op een opnamekliniek worden opgenomen (ZPM-Zvw).
Arkin hanteert de volgende uitgangspunten betreft verwijzen binnen de instelling.
Klik HIER voor meer informatie over de versoepeling, afspraken en regels rondom verwijzingen.