Het primaire proces
1e face-to-face contact
Intake
Normaliter, wanneer er geen vragen zijn over de verwijzing, vindt de intake plaats door een intaker of behandelaar van de zorglocatie naar waar de cliënt verwezen is. De intake valt op dat moment samen met het eerste face-to-face (101)/screen-to-screen (115) contact. Tijdens het eerste face-to-face contact is het wettelijk verplicht om te controleren of degene vermeld op het verwijsdocument daadwerkelijk de cliënt is aan de hand van het identiteitsbewijs. Dit kan voorafgaand aan de intake door de receptie/ zorgadministratie of tijdens de intake door de intaker. Aan het einde van de intakefase wijst de regiebehandelaar de cliënt toe aan een team, een zorgprogramma en/of cliëntenstroom en geeft hierbij de urgentie, de setting en de locatie aan. Daarna volgt de diagnostische fase, incl. direct contact met de regiebehandelaar.
Naast de administratieve handelingen binnen de intake, wordt samen met de cliënt een start gemaakt met het behandelingsplan. Aansluitend volgt de behandelfase, waarbinnen de behandeling wordt uitgevoerd. Wordt na de diagnostieke fase besloten niet tot behandeling over te gaan, dan wordt het traject vóór de behandelfase afgesloten met reden 5. Een definitieve diagnose of behandelplan is in deze situatie niet verplicht.
Wist u dat er een richtlijn bestaat rondom informatie-uitwisseling naar de huisarts? O.a. na het afsluiten van de diagnostische fase, bij crisis of klinische opname dient een terugkoppeling gestuurd worden. Klik voor de richtlijn hier.
Tijdschrijven en dossieropbouw
De belangrijkste basisregel voor de registratie van zorg is dat elke medewerker die zorg verleent, de daadwerkelijk geleverde zorg correct en volledig registreert, dit doet conform de binnen Arkin geldende registratienormen. Zie hiervoor ook de werkinstructie: Wanneer (in)direct cliëntgebonden tijd.
Naast de registratie van tijd, is het noodzakelijk en wettelijk verplicht om de medische- en behandelactiviteiten vast te leggen door middel van het schrijven van het “beloop”.
Voor meer informatie over de basisregels voor het registreren van zorg, zie: Wegwijzer Declarabele Zorg
Registreren door opleidelingen
Tijdsregistratie Opleidelingen
Medewerkers die in opleiding zijn, registreren onder het beroep van het laatst behaalde diploma. Alleen tijd die direct met de cliënt besteed is, is declarabel. Hiervoor gelden de bestaande producttypen.
Tijd die wordt besteed aan intervisie, supervisie en werkbegeleiding zijn niet meer declarabel op de individuele cliënt, maar vallen onder de gemiddelde indirecte tijd per consult.
Daarnaast kan aan de hand van deze contacten ook de productiviteit van de opleiders als de gereduceerde productiviteit van de opleidelingen berekend worden. Zie ook de Productieafspraak PIOG, GIOP, GIOS en de arbeidsvoorwaarden
Tolkenregeling
Als er voor een afspraak met een cliënt vanwege een taalbarrière een tolk nodig is, kan een tolk worden ingeschakeld. Arkin heeft voor het inhuren van een tolk een contract met Global Talk. Zie de werkinstructie voor het aanvragen van tolken.
De kosten voor het inhuren van een tolk worden onder bepaalde voorwaarden vanuit het Zorgprestatiemodel vergoed door de zorgverzekeraar, zie het hoofdstuk ZPM Toeslagen.
Voor asielzoekers geldt landelijk een aparte regeling. Voor de groep asielzoekers met een zorgpas worden tolkkosten vergoed door het COA. Zie dezelfde werkinstructie voor meer informatie.
Routine Outcome Monitoring (ROM)
Kortweg de ROM, is het routinematig meten van behandeluitkomsten. In 2010/2011 is de ROM Arkinbreed ingevoerd. Op gezette tijden vult de cliënt een klachtenlijst in. Dit kan via de e-mail, of samen met de behandelaar, of alleen door de behandelaar. De uitkomst kan direct gebruikt worden om na te gaan of de gewenste veranderingen zijn opgetreden. Niet alleen door de behandelaar en de cliënt, maar ook in een teamoverleg of tijdens intervisie.
Binnen de merken worden diverse meetinstrumenten en meetmomenten gehanteerd; zie ROM meetinstrumenten. Bij het afsluiten van de behandeling volgt een eindmeting: ROM wordt tijdens de eindevaluatie afgenomen of de cliënt ontvangt de eindmeting via e-mail. echter wanneer een cliënt overlijdt ten tijde van zijn behandeling bij Arkin, moet de ROM stopgezet worden. De werkinstructie ‘cliënt overleden’ geeft hier stapsgewijs uitleg over. Voor meer informatie over de ROM en handelswijze, zie de werkinstructies.